Rozhodli jste se postavit na vlastní nohy a začali podnikat tzv. na sebe? Gratulujeme! S tímto krokem se však pojí také jistá administrativa, která mimo jiné zahrnuje tvorbu faktur a s nimi spojených dokladů. Jednoduše řečeno fakturaci.

Pojďme se tedy podívat, jak má taková správná faktura vypadat, v čem je možné ji vytvořit a jak postupovat v případě, kdy ji budete potřebovat zrušit.

Nezbytné náležitosti faktury

Co vlastně je faktura? Obecně se jedná o dokument, zpravidla účetní nebo daňový doklad, prostřednictvím kterého si podnikatel účtuje za provedené služby či prodané zboží určitou částku, obvykle dříve smluvenou.

Každá z vystavených faktur musí obsahovat informace, bez kterých by byla jednoduše neplatná. Jedná se o:

  • jméno, příjmení a adresu, případně název a sídlo firmy – toto pravidlo je platné jak pro odběratele, tak pro dodavatele,
  • dále musí být uvedeno, o jaký typ dokladu se jedná (například daňový či nedaňový) a číslo dokladu (číselná řada),
  • neměli byste zapomenout ani na IČO, případně DIČ.

Podoba dokladu bude závislá také na tom, zda-li jste či nejste plátci DPH. I tato informace musí být na faktuře uvedená. Nezapomeňte také na datum vystavení a splatnosti dokladu.

Mimo tyto obecné náležitosti je třeba na každou fakturu uvést popis zboží nebo služby, které se faktura dotýká, jejich množství a cenu za ně.

V dokladu je třeba zmínit také obchodní či živnostenský rejstřík, ve kterém jste zapsaní.

Kde fakturu vystavit?

Při vystavování faktur sáhne skoro každý primárně po Excelu, případně obdobném tabulkovém editoru. Na první pohled se jedná o nejjednodušší cestu, velké ulehčení práce tu však nenajdete.

Pokud vystavujete faktury v Excelu, dostanete sice doklad, který potřebujete, ale veškerou další související administrativu si budete muset vyřizovat sami. Musíte dát pozor, aby měla faktura zákonné náležitosti, odeslat ji zákazníkovi, dále je třeba zkontrolovat, zda-li zákazník fakturu uhradil, případně ho upozornit na uplynulou splatnost a mnohé další.

V dnešní době se více vyplatí sáhnout po nástroji, který veškerou problematiku ohledně fakturace vyřeší za vás. Na trhu jich existuje nespočet, příkladem může být třeba fakturační systém Vyfakturuj.cz. Vystavíte v něm několik typů dokladů včetně faktur a objednávek, nastavíte si automatické odesílání upomínek v případě, kdy faktura nebude včas uhrazena, získáte ucelený přehled o vašich příjmech a výdajích a také jistotu, že doklady obsahují veškeré povinné náležitosti.

V tomto případě raději šetřete svůj čas, než peníze. Ten poté můžete trávit smysluplněji, než nad tabulkami.

Typy dokladů

Při svém podnikání nemusíte vystavovat pouze faktury. Existuje několik dalších dokladů, které lze při komunikaci s klientem použít.

První skupinu tvoří tzv. nedaňové doklady, které nevstupují do vašeho účetnictví. Jsou zde zahrnuty například objednávky nebo proforma faktury. Jedná se o doklady, které zpravidla slouží jako předloha k následné platbě. Budete-li zákazníkovi poskytovat nákladnější službu, využijete zálohovou fakturu, prostřednictvím které vám zákazník uhradí například materiál. Z klasické faktury pak zálohu jednoduše odečtete a k úhradě zůstane zbylá částka.

Faktura pak spadá do kategorie dokladů daňových, tedy těch, které už do vašeho účetnictví vstupují. Je tedy třeba, aby jejich evidence byla bezproblémová.

Jak zrušit fakturu? Stornovat? Nemazat!

V tomto případě je opatrnost na prvním místě! Jelikož jak už bylo zmíněno, faktura je daňovým dokladem, jejím smazáním byste si mohli přivodit nejednu komplikaci.

Pokud se stane, že při tvorbě faktury uděláte chybu, je možné fakturu opravit. Záleží však na tom, zda-li jste už fakturu zaslali zákazníkovi, či nikoliv. Pokud jste teprve ve fázi tvorby faktury, která ještě nebyla zákazníkovi odeslaná, jednoduše ji opravte.

Pokud jste však chybu na dokladu zjistili až poté, co fakturu obdržel zákazník, nebude její oprava tak jednoduchá. Snazší variantou je situace, kdy došlo k překlepu například ve jméně odběratele a podobně. Fakturu můžete po dohodě obou stran opravit a zaslat ji znovu.

Pokud byste však úpravami museli do vystavené faktury zasáhnout více, pak je třeba tento krok učinit prostřednictvím opravného dokladu, který je známý také pod pojmem dobropis. Dobropis využijete také v případě, kdy budete řešit možné reklamace a vratky plateb. I tento doklad musí obsahovat předepsané náležitosti, se kterými vám tabulkový editor příliš nepomůže. I v takových případech doporučujeme sáhnout po fakturačním programu, který má možnost vystavení opravného dokladu v nabídce.

Fakturace jako každodenní součástí života podnikatelů není žádná věda. Je však dobré mít na paměti, že chybovat se v tomto směru nevyplácí a stanovená pravidla se dodržují. Proto si tam, kde je to možné, ulehčete práci na maximum. Tak ať se daří!